Si cela étonne, voire choque certaines personnes, la gestion d’une école peut-être apparentée à la gestion d’une entreprise.
Il faut gérer des horaires, des dossiers, des ressources de travail comme les classes et les matériaux didactiques.
Dès lors, beaucoup d’écoles commencent à chercher auprès des logiciels d’entreprises des solutions adaptées à leurs besoins.
Fait intéressant, certains de ces outils CRM (CRM signifiant Customers Relationship Management, soit gestion de la relation client) sont déjà utilisés dans beaucoup d’Université, dans le cadre de la gestion de leurs alumni et de leurs modules de formation continue.
L’un des pionniers du secteur est le logiciel CRM en ligne SIMPLE CRM.
Je vous propose de passer en revue certaines fonctionnalités qui permettent de découvrir comment ce type de logiciel peut devenir un CRM pour école, réellement pratique et efficace.
CRM pour école : la gestion des élèves
A chaque élève, un dossier d’inscription et un dossier scolaire.
Simple CRM via son système de gestion de Projet, permet cela.
Comment procéder en pratique ?
Il faut d’abord créer le dossier d’inscription. A ce dossier, nous allons créer, et attacher 3 fiches de contact : l’enfant, la maman et le papa.
Que vous transitiez ensuite depuis la fiche de l’enfant ou de l’un de ses parents, vous pourrez de toute façon immédiatement visualiser le dossier d’inscription.
Vous allez stocker dans ce dossier les rendez-vous (qui apparaitront dans votre calendrier de travail ou celui des professeurs concernés), et des documents.
Un Projet est donc en quelque sorte un classeur dans lequel vous rassemblerez toutes les informations.
Par année d’apprentissage, vous pouvez créer un dossier avec bulletin de notes et suivi administratif.
CRM pour école : la gestion des classes et des outils d’apprentissage
Simple CRM permet la gestion de ce qui est appelé des ressources de travail.
Vous pouvez ainsi gérer la réservation d’une salle ou d’un outils d’apprentissage.
Gros avantage : les professeurs peuvent voir directement ces calendriers sur leurs smartphones. Ainsi, s’ils se décident à la dernière minute, ils peuvent vérifier la disponibilité de la ressource d’apprentissage visée et s’ils ont de cla chance, voir immédiatement qu’elle est encore libre.
CRM pour école : la mise en place d’évènements
La mise en place d’une fête, d’une journée portes ouvertes ou d’une voyage scolaire peut-être géré via Simple CRM.
Vous pouvez créer des Interactions (= tâches à réaliser) et les affecter à vos différents collègues. Via un tableau de pilotage, vous pouvez voir les étapes terminées (qui sont vertes), celles en cours de réalisation (coloriée en jaune) et celles non commencées (rouge).
CRM pour école : gestion centralisée des documents
Tous les documents importants de votre administration comme des formulaires types, ou encore des modules d’apprentissages en Power Point ou Word, peuvent être stockés dans Simple CRM et partagé à l’ensemble du corps enseignant.
Mais au fait, c’est quoi exactement un CRM ?
Le CRM est une solution cloud ou on-premise informatique permettant le pilotage de la relation client. CRM est l’acronyme anglais de Customer Relationship Management, porté en français par l’acronyme GRC, à savoir la Gestion de la Relation Client. Un écosystème logiciel CRM autorise de centraliser les informations des clients et fournisseurs, afin de conduire au mieux les relations que l’entreprise entretient avec eux. Les processus centralisés dans un CRM sont en général la vente, la marketing et le support.
A qui donner accès au CRM de votre école ?
Tout dépend de ce que vous désirez : soit un CRM pour gérer uniquement votre administratif ou d’un CRM pour gérer la totalité de la vie de votre école.
Deux facteurs sont à prendre en compte : votre projet éducatif dans son ensemble (interdépendant de vos processus de travail interne) et votre budget.
Ce type de logiciel est un gain de temps important : tout est centralisé
et tout est retrouvé grâce à un puissant moteur de recherche.
Certes, cela bouscule un peu certaines habitudes mais cela diminue le
temps perdu et facilite réellement le travail administratif de toute
l’équipe scolaire.
Comment intégrer un CRM avec d'autres outils de gestion d'école
L'intégration d'un CRM avec d'autres outils de gestion d'école peut être un défi, mais cela peut également offrir de nombreux avantages. Il existe plusieurs façons d'intégrer un CRM avec d'autres outils de gestion d'école. En voici 3 :
- L'intégration API : l'intégration API est une méthode courante pour intégrer un CRM avec d'autres outils de gestion d'école. Cette méthode permet aux différents systèmes de communiquer entre eux en utilisant des API.
- L'intégration par fichier : l'intégration par fichier est une autre méthode courante pour intégrer un CRM avec d'autres outils de gestion d'école. Cette méthode consiste à exporter des fichiers à partir d'un système et à les importer dans un autre système.
- L'intégration par connecteurs : l'intégration par connecteurs est une méthode plus avancée pour intégrer un CRM avec d'autres outils de gestion d'école. Cette méthode utilise des connecteurs pour synchroniser les données entre les différents systèmes.
Pourquoi intégrer un CRM avec d'autres outils de gestion d'école ?
L'intégration d'un logiciel CRM avec d'autres outils de gestion d'école peut offrir plusieurs avantages. Tout d'abord, cela peut aider à rationaliser les processus de gestion en permettant aux différents outils de communiquer entre eux. Cela peut aussi aider à réduire les erreurs et à améliorer l'efficacité globale. De plus, l'intégration d'un logiciel CRM avec d'autres outils de gestion d'école peut aider à améliorer la communication entre les différents départements de l'école. Par exemple, si un étudiant a des problèmes avec un cours, le personnel de la bibliothèque peut être informé pour fournir des ressources supplémentaires.
L'intégration d'un CRM avec d'autres outils de gestion d'école offre de nombreux autres avantages, notamment :
- Une vue complète des interactions avec les étudiants : en intégrant un CRM avec d'autres outils de gestion d'école, vous pouvez avoir une vue complète de toutes les interactions avec les étudiants, y compris les interactions avec les enseignants, les conseillers d'orientation et les administrateurs.
- Une meilleure communication entre les départements : l'intégration d'un CRM avec d'autres outils de gestion d'école peut améliorer la communication entre les différents départements de l'école, ce qui peut aider à résoudre les problèmes plus rapidement et à améliorer l'expérience des étudiants. Par exemple, si un étudiant a des problèmes avec un cours, le personnel de la bibliothèque peut être informé pour fournir des ressources supplémentaires
- Une meilleure gestion des données : l'intégration d'un CRM avec d'autres outils de gestion d'école peut aider à améliorer la gestion des données, en permettant aux différents départements de l'école d'accéder aux mêmes données.
- Amélioration de la qualité des données : l'intégration d'un logiciel CRM avec d'autres outils de gestion d'école peut aider à améliorer la qualité des données en permettant aux différents outils de communiquer entre eux. Cela peut aider à réduire les erreurs et à améliorer l'efficacité globale
- Rationalisation des processus de gestion : l'intégration d'un logiciel CRM avec d'autres outils de gestion d'école peut aider à rationaliser les processus de gestion en permettant aux différents outils de communiquer entre eux. Cela peut aider à réduire les erreurs et à améliorer l'efficacité globale
Comment choisir le CRM le plus adapté pour l'intégration avec un système de gestion de l'apprentissage ?
Pour choisir le CRM le plus adapté pour l'intégration avec un système de gestion de l'apprentissage, il est important de prendre en compte les 5 éléments suivants :
1. Compatibilité : le CRM doit être compatible avec le système de gestion de l'apprentissage pour permettre une intégration fluide.
2. Fonctionnalités : le CRM doit offrir les fonctionnalités nécessaires pour répondre aux besoins de l'école, tels que la gestion des interactions avec les étudiants, la gestion des données, etc.
3. Personnalisation : le logiciel CRM doit permettre une personnalisation pour répondre aux besoins spécifiques de l'école.
4. Coût : le coût du CRM doit être pris en compte pour éviter les dépenses inutiles.
5. Support technique : le CRM doit offrir un support technique pour aider à résoudre les problèmes éventuels.
